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一個展覽項目的操作流程
作者：易尚 日期：2009-11-17 字體：[大] [中] [小]
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一個展覽項目的操作流程
一．接洽階段
獲取參展客戶信息
上門拜訪客戶
取得客戶參展相關(guān)資料
明確設(shè)計圖交付日期!
二．設(shè)計階段
與設(shè)計師溝通并即時同客戶進行展位設(shè)計的交流
向客戶交付設(shè)計初稿、設(shè)計說明、工程報價
研究客戶反饋意見并再次修改
交付最后定稿之設(shè)計圖及工程報價
三．簽約階段
同客戶確定工程價格50%
明確同客戶的相互配合要求
簽定合同
四．制作階段
根據(jù)部門工作單完成制作及準備工作
安排客戶到工廠實地察看制作及準備情況
完成主辦、主場、展館等各項手續(xù)
五．現(xiàn)場施工階段
現(xiàn)場展位搭建
處理現(xiàn)場追加、變更項目
配合客戶展品進場
客戶驗收
六．展會期間及撤場階段，
安排展會期間現(xiàn)場應(yīng)急服務(wù)和增值服務(wù)
配合客戶展品離場
現(xiàn)場拆除
七．后續(xù)跟蹤服務(wù)
展會的后續(xù)總結(jié)報告!
為客戶提供行業(yè)會展信息和分析
邀請客戶參觀公司其他服務(wù)案例
一．項目接洽階段
1． 獲取參展客戶信息：
以下一些渠道是有可能幫助獲得最初步的客戶信息的.上屆展覽會的會刊——一般比較成熟和已經(jīng)固定的展會，行業(yè)中的主要廠商基本上會繼續(xù)參展，所以上屆會刊是很好的渠道。會刊資料往往登載有平面圖（可以看出是否展位屬于特裝，一般面積在36平米以上是需要特別布置的）、展商的聯(lián)系方式和簡介（有些展會也會把公司的展會負責(zé)人姓名登在上面）。會刊資料可以配合現(xiàn)場實景照片進行比較，重要展會進行拍攝存檔（數(shù)碼相片統(tǒng)一存放路徑電腦備份、相片紙打印編號存檔以方便查閱）。
展會專設(shè)網(wǎng)站——比較有規(guī)模的展會基本上建有專門的網(wǎng)頁，一般有對下屆展會的宣傳和以往展覽的回顧，有些不僅會列出上屆的展商，為顯示其展會效益.
網(wǎng)上也上傳一些布置得挺美觀的展位照片。
行業(yè)資訊媒體——行業(yè)資訊媒體比較熟悉其行業(yè)的展會和廠商，有些專門的采訪類欄目，類似展會快報的性質(zhì)，里面有參展商市場宣傳方面的負責(zé)人信息。
正在服務(wù)客戶的參展商手冊和平面圖——如果在每次展會上有已經(jīng)在服務(wù)的客戶參展，最好能夠通過他們獲得展位平面圖（在為新客戶服務(wù)時也要盡可能獲得所有展商的平面圖），上面是最新的參展商，該屆展會的特裝客戶可以一目了然
2． 上門拜訪客戶:會展行業(yè)的業(yè)務(wù)特殊性在于它的客戶基本是確定的，只是客戶需要選擇不同的供應(yīng)商而已。很多的客戶會進行邀稿競標，這些是很多展覽公司都可以進入的，有些供應(yīng)商關(guān)系已經(jīng)固定的客戶需要通過其他機會再進入。很多時候，確實要參展的特裝客戶是需要展覽服務(wù)的，可以進行登門拜訪的。
通過對客戶的交談，詳細了解客戶的意圖，明確客戶希望展示的主題，偏愛色調(diào)，是否開辟洽談區(qū)，需要媒介設(shè)備等。有些客戶會提供他們的公司介紹給展覽公司，但即便有對方的公司介紹，通過交流，業(yè)務(wù)人員需要得知其以往的展臺情況，特別是為什么會放棄原有的合作關(guān)系，有哪些地方是不滿意的。
有些客戶通常邀請很多家比稿，但最后選中的方案是幾個方案的集合，對于這種客戶事先很難分辨。也有個別客戶已經(jīng)有了搭建商，只是為了形式，或是為了通過比稿得到一份現(xiàn)成的設(shè)計圖，最后自己另外找人做。目前會展行業(yè)比較混亂，該種情況希望可以通過與客戶交流能夠提前得以發(fā)覺。
3． 取得客戶參展相關(guān)資料：如果得到客戶的認可，同意為其展覽提供策劃設(shè)計，通常需要得到客戶的以下資料——展館平面圖、展位面積、展商手冊、客戶公司介紹資料、客戶公司全稱、客戶標準司標、客戶標準字體、客戶標準色標、參展產(chǎn)品名稱規(guī)格和數(shù)量登、參展產(chǎn)品用電要求、重點參展產(chǎn)品、展位制作預(yù)算.
通常不管是何種情況，客戶都會提供設(shè)計本身需要的資料，但對于展覽服務(wù)公司來說，獲得客戶的費用運算是最關(guān)鍵的，在投標比稿中尤為重要。有些客戶會給一個大概的范圍，但有些客戶不愿透露，甚至本身也沒有事先有預(yù)算。我們可以收集該客戶的以往同行業(yè)展位照進行比較，或者把一些展位圖給客戶參考選擇，并告知其大致費用，請其選擇參考。客戶一般會選擇其風(fēng)格和價格都比較接近的展臺圖
參展商手冊和客戶要求關(guān)系到設(shè)計師的方案是否能夠達到入圍中標，應(yīng)該盡可能齊全地從客戶那邊獲得。展商手冊涉及到了展館的技術(shù)參數(shù)和規(guī)則要求等�？蛻粢罂蓮囊韵聨讉�方面明確：展位結(jié)構(gòu)、展位材質(zhì)要求、色彩要求、設(shè)計重點、照明要求、展板數(shù)量、展位高度等。
4． 明確設(shè)計圖交付日期，制定工作計劃：同客戶明確首稿的交付時間和要求，會同設(shè)計師進行安排。對于大的項目，應(yīng)該制定一份工作時間明細表，有需要可以提交給客戶.
二．設(shè)計階段
1． 向設(shè)計師轉(zhuǎn)交客戶設(shè)計要求并隨時與客戶進行展位設(shè)計的相關(guān)溝通交流
為形成設(shè)計部的統(tǒng)一安排，業(yè)務(wù)人員應(yīng)該把與客戶在項目接洽中獲得的客戶設(shè)計要求和可能的需求風(fēng)格，填寫設(shè)計明細表，轉(zhuǎn)交給設(shè)計部的負責(zé)人
在設(shè)計師出圖中，業(yè)務(wù)人員應(yīng)該保持同客戶的隨時聯(lián)系，把握其可能的變化。如果有必要，應(yīng)該把設(shè)計師介紹給客戶，讓雙方可以有直接的聯(lián)系。對于需要親自去考察測量的場地，可以由業(yè)務(wù)人員或者設(shè)計師安排去現(xiàn)場。設(shè)計師應(yīng)注意同工程施工人員保持聯(lián)系，了解最新的展示材料，避免設(shè)計采用的材料陳舊或者有些設(shè)計無法實地施工.
2． 向客戶交付設(shè)計初稿、設(shè)計說明、工程報價
展臺初稿定下以后，會同供應(yīng)商得到成本價，制作明晰的報價單。一般展臺設(shè)計的報價有一個比較細分的順序，既是為了方便具體列項也有助與讓客戶明了并樂于接受，往往按照設(shè)計圖從天到地或者從外到里按順序羅列，防止漏掉項目。在報價中要對材料、顏色、形狀及尺寸進行盡可能完整的描述。一份完整的報價就是一份詳細的工單，便于把握施工成本核算及施工的準確性。
展覽設(shè)計承建中，有一部分費用是可以由客戶自己向展館支付的，但往往實踐中都是展覽公司代交的，應(yīng)在報價中凡代場館收費的項目一定要注明，比如電箱申請、場地管理費等。
有些客戶要求在提交設(shè)計圖時同時附上設(shè)計說明，但有些要求比較簡單，只要看到實際的效果圖就可以；一些形成規(guī)模的企業(yè)比較注重形象宣傳，盡管沒有明確要求設(shè)計圖附有說明，但從今后正規(guī)化考慮，應(yīng)該提倡設(shè)計師寫設(shè)計說明。一般可以就展位風(fēng)格、材質(zhì)說明、展位功能、色彩說明、照明說明、設(shè)計重點等幾個方面進行闡述。交圖時，如果能夠安排設(shè)計師一起同客戶見面的就好，可由設(shè)計師向客戶說圖，解釋該方案的賣點和最大的與眾不同。
3． 研究客戶反饋意見并進行再次修改
客戶如果是多家比稿的話，就會有一番篩選。如果要求我們繼續(xù)修改，那么應(yīng)仔細了解其真實意圖。有些客戶經(jīng)過第一次接觸后，即便是原來對展覽陌生的要說出個一二來。應(yīng)仔細同其溝通。如果客戶要求重新以不同風(fēng)格再次出圖，應(yīng)該綜合具體情況。
4． 交付最后定稿之設(shè)計圖及工程報價
三．簽約階段
1． 同客戶確定工程價格
在報價確定價格時，一定要保證所有的材料和特別要求公司是能夠做到的。否則一旦客戶確認而現(xiàn)場無法達到要求的話，將造成不好影響
2． 明確同客戶的相互配合要求
展館現(xiàn)場搭建的時間一般都比較緊張，只有2-3天的安排，這其中還有客戶的展覽產(chǎn)品需要布置，有時涉及到需要提前申報的事宜，應(yīng)同客戶協(xié)調(diào)好雙方負責(zé)的范圍。
3． 簽定合同
四．制作階段
1． 根據(jù)部門工作單完成制作及準備工作
根據(jù)具體項目的需要，安排AV設(shè)備、木工結(jié)構(gòu)制作、地毯供應(yīng)商、美工制作等部分按照設(shè)計圖的要求和客戶的制定進行制作。注意在制作過程中如果有變動，應(yīng)及時同設(shè)計師聯(lián)系，有需要業(yè)務(wù)人員應(yīng)照會客戶。
2． 安排客戶到工廠實地察看制作及準備情況
一般客戶確認最后的效果圖后就只是等待到時進場，有些項目較大或者是客戶特別注重的項目會在制作中進行監(jiān)督，我們應(yīng)做好安排其到公司或工廠間參觀的準備。
3． 完成主辦、主場、展館等各項手續(xù)
有些項目應(yīng)該是要于開展前向展館或者主辦方進行申報的，如果該部分工作是由我們來完成就要就定水、電、氣與客戶確認，并向主辦方提供必要的材料，如電圖等進行審批。對于某些特殊用材如霓虹燈、高空氣球等等還要進行特別的審批。
五．現(xiàn)場施工階段
1． 現(xiàn)場展位搭建
現(xiàn)場施工的好壞決定了項目設(shè)計是否得到了實現(xiàn)�，F(xiàn)在有很多的展覽公司只注重設(shè)計不注重搭建，造成了客戶的不滿，這也是展覽服務(wù)中經(jīng)常有客戶更換供應(yīng)商的原因。一般在搭建中客戶也會在現(xiàn)場布置展品，此時最好具體負責(zé)該項目的業(yè)務(wù)服務(wù)人員能到現(xiàn)場陪同，有必要，設(shè)計師也可以到現(xiàn)場監(jiān)督施工，并同客戶即時交流。盡管實際的效果不能馬上體現(xiàn)，但是很多客戶希望能得到這樣的服務(wù)。如果業(yè)務(wù)人員確實有原因不能在現(xiàn)場，應(yīng)該把負責(zé)搭建布置的聯(lián)系人介紹給客戶。
2． 處理現(xiàn)場追加、變更項目
現(xiàn)場中經(jīng)常會有一些設(shè)計中本身沒有預(yù)料到的情況出現(xiàn)，而且客戶也會臨時提出一些要求。如果是由于公司本身的原因造成的，應(yīng)即時進行更改，如果是客戶額外提出的，應(yīng)保證首先滿足其合理的要求，同時對追加的部分要求客戶簽收補充到總項目款項中。
3． 配合客戶展品進場
實踐中往往是先把展臺結(jié)構(gòu)布置好以后再安排展品入場的，現(xiàn)場的工作人員一定要注意為客戶服務(wù)，配合其展品進場。
4． 客戶驗收
所有的搭建工作完成后，要進行展位的衛(wèi)生清潔，該項工作主要能安排我們的工作完成好，直到客戶驗收完，確保次日的開幕。（應(yīng)注意有些時候自己展臺搭建完成的較早，所有工作都結(jié)束后，大家都以為沒事了，但隔壁展位的施工會造成展臺衛(wèi)生和展品擺放等受到影響）
六．展會期間及撤場階段
1． 安排展會期間現(xiàn)場應(yīng)急服務(wù)和增值服務(wù)
在開展期間，主要是客戶的接待工作，但很多時候會需要對展臺進行維護和臨時配置東西。業(yè)務(wù)負責(zé)人員和一二個工人應(yīng)在現(xiàn)場進行應(yīng)急服務(wù)。從客戶方來講，他很是希望能夠在展覽期間有展覽公司的人在場，并且最好是他熟悉的，能夠有需要的時候隨時可以得到解決。客戶在現(xiàn)場的工作人員應(yīng)該有我們的現(xiàn)場服務(wù)人員的最直接的聯(lián)系方法。
增值服務(wù)方面可以很廣泛，有些業(yè)務(wù)人員在現(xiàn)場幫助客戶做接待工作，外語水平好的可以充當(dāng)翻譯服務(wù)，甚至可以幫助客戶發(fā)送資料、安排客戶間見面等。
2． 配合客戶展品離場和現(xiàn)場拆除
展覽結(jié)束后，應(yīng)首先配合客戶把展品撤離現(xiàn)場，再進行展位的拆除，如果客戶對有些材料需要再次使用的，應(yīng)幫助其大包運輸；如果是需要我們保存的，應(yīng)主要拆裝。
3.退回前期預(yù)付的相關(guān)費用
完成工程后，應(yīng)即時進行成本總結(jié)，向展館或主辦方退回事先預(yù)付的電箱申請、通訊押金等費用。
七.后續(xù)跟蹤服務(wù)
作好后續(xù)服務(wù)是贏得回頭客的重要原因。許多公司認為展會有些要間隔半年一年的才舉辦一次，展會結(jié)束了也就中頓了與客戶的聯(lián)系，從而忽略了對客戶的關(guān)懷。但其實客戶是很脆弱的，也是很容易被他人挖走的。
所謂的展覽后續(xù)服務(wù)其實很廣泛，比如公司可以把在展覽現(xiàn)場的照片打印或沖洗一份給客戶（包括客戶本身的和其他公司的）、為客戶整理展會的會后總結(jié)、收集該行業(yè)的今后會展信息，提供客戶選擇下次參展、如果方便，可以邀請客戶參觀公司為其他行業(yè)客戶設(shè)計的優(yōu)秀展出等。只要我們能夠在合同項目列表上為客戶多付出一份努力，都將為公司在下次服務(wù)中贏得優(yōu)勢。
QQ:15912593