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一個(gè)展覽項(xiàng)目的操作流程
作者：易尚 日期：2009-11-17 字體：[大] [中] [小]
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一個(gè)展覽項(xiàng)目的操作流程
一．接洽階段
獲取參展客戶信息
上門拜訪客戶
取得客戶參展相關(guān)資料
明確設(shè)計(jì)圖交付日期!
二．設(shè)計(jì)階段
與設(shè)計(jì)師溝通并即時(shí)同客戶進(jìn)行展位設(shè)計(jì)的交流
向客戶交付設(shè)計(jì)初稿、設(shè)計(jì)說明、工程報(bào)價(jià)
研究客戶反饋意見并再次修改
交付最后定稿之設(shè)計(jì)圖及工程報(bào)價(jià)
三．簽約階段
同客戶確定工程價(jià)格50%
明確同客戶的相互配合要求
簽定合同
四．制作階段
根據(jù)部門工作單完成制作及準(zhǔn)備工作
安排客戶到工廠實(shí)地察看制作及準(zhǔn)備情況
完成主辦、主場、展館等各項(xiàng)手續(xù)
五．現(xiàn)場施工階段
現(xiàn)場展位搭建
處理現(xiàn)場追加、變更項(xiàng)目
配合客戶展品進(jìn)場
客戶驗(yàn)收
六．展會(huì)期間及撤場階段，
安排展會(huì)期間現(xiàn)場應(yīng)急服務(wù)和增值服務(wù)
配合客戶展品離場
現(xiàn)場拆除
七．后續(xù)跟蹤服務(wù)
展會(huì)的后續(xù)總結(jié)報(bào)告!
為客戶提供行業(yè)會(huì)展信息和分析
邀請(qǐng)客戶參觀公司其他服務(wù)案例
一．項(xiàng)目接洽階段
1． 獲取參展客戶信息：
以下一些渠道是有可能幫助獲得最初步的客戶信息的.上屆展覽會(huì)的會(huì)刊——一般比較成熟和已經(jīng)固定的展會(huì)，行業(yè)中的主要廠商基本上會(huì)繼續(xù)參展，所以上屆會(huì)刊是很好的渠道。會(huì)刊資料往往登載有平面圖（可以看出是否展位屬于特裝，一般面積在36平米以上是需要特別布置的）、展商的聯(lián)系方式和簡介（有些展會(huì)也會(huì)把公司的展會(huì)負(fù)責(zé)人姓名登在上面）。會(huì)刊資料可以配合現(xiàn)場實(shí)景照片進(jìn)行比較，重要展會(huì)進(jìn)行拍攝存檔（數(shù)碼相片統(tǒng)一存放路徑電腦備份、相片紙打印編號(hào)存檔以方便查閱）。
展會(huì)專設(shè)網(wǎng)站——比較有規(guī)模的展會(huì)基本上建有專門的網(wǎng)頁，一般有對(duì)下屆展會(huì)的宣傳和以往展覽的回顧，有些不僅會(huì)列出上屆的展商，為顯示其展會(huì)效益.
網(wǎng)上也上傳一些布置得挺美觀的展位照片。
行業(yè)資訊媒體——行業(yè)資訊媒體比較熟悉其行業(yè)的展會(huì)和廠商，有些專門的采訪類欄目，類似展會(huì)快報(bào)的性質(zhì)，里面有參展商市場宣傳方面的負(fù)責(zé)人信息。
正在服務(wù)客戶的參展商手冊(cè)和平面圖——如果在每次展會(huì)上有已經(jīng)在服務(wù)的客戶參展，最好能夠通過他們獲得展位平面圖（在為新客戶服務(wù)時(shí)也要盡可能獲得所有展商的平面圖），上面是最新的參展商，該屆展會(huì)的特裝客戶可以一目了然
2． 上門拜訪客戶:會(huì)展行業(yè)的業(yè)務(wù)特殊性在于它的客戶基本是確定的，只是客戶需要選擇不同的供應(yīng)商而已。很多的客戶會(huì)進(jìn)行邀稿競標(biāo)，這些是很多展覽公司都可以進(jìn)入的，有些供應(yīng)商關(guān)系已經(jīng)固定的客戶需要通過其他機(jī)會(huì)再進(jìn)入。很多時(shí)候，確實(shí)要參展的特裝客戶是需要展覽服務(wù)的，可以進(jìn)行登門拜訪的。
通過對(duì)客戶的交談，詳細(xì)了解客戶的意圖，明確客戶希望展示的主題，偏愛色調(diào)，是否開辟洽談區(qū)，需要媒介設(shè)備等。有些客戶會(huì)提供他們的公司介紹給展覽公司，但即便有對(duì)方的公司介紹，通過交流，業(yè)務(wù)人員需要得知其以往的展臺(tái)情況，特別是為什么會(huì)放棄原有的合作關(guān)系，有哪些地方是不滿意的。
有些客戶通常邀請(qǐng)很多家比稿，但最后選中的方案是幾個(gè)方案的集合，對(duì)于這種客戶事先很難分辨。也有個(gè)別客戶已經(jīng)有了搭建商，只是為了形式，或是為了通過比稿得到一份現(xiàn)成的設(shè)計(jì)圖，最后自己另外找人做。目前會(huì)展行業(yè)比較混亂，該種情況希望可以通過與客戶交流能夠提前得以發(fā)覺。
3． 取得客戶參展相關(guān)資料：如果得到客戶的認(rèn)可，同意為其展覽提供策劃設(shè)計(jì)，通常需要得到客戶的以下資料——展館平面圖、展位面積、展商手冊(cè)、客戶公司介紹資料、客戶公司全稱、客戶標(biāo)準(zhǔn)司標(biāo)、客戶標(biāo)準(zhǔn)字體、客戶標(biāo)準(zhǔn)色標(biāo)、參展產(chǎn)品名稱規(guī)格和數(shù)量登、參展產(chǎn)品用電要求、重點(diǎn)參展產(chǎn)品、展位制作預(yù)算.
通常不管是何種情況，客戶都會(huì)提供設(shè)計(jì)本身需要的資料，但對(duì)于展覽服務(wù)公司來說，獲得客戶的費(fèi)用運(yùn)算是最關(guān)鍵的，在投標(biāo)比稿中尤為重要。有些客戶會(huì)給一個(gè)大概的范圍，但有些客戶不愿透露，甚至本身也沒有事先有預(yù)算。我們可以收集該客戶的以往同行業(yè)展位照進(jìn)行比較，或者把一些展位圖給客戶參考選擇，并告知其大致費(fèi)用，請(qǐng)其選擇參考�？蛻粢话銜�(huì)選擇其風(fēng)格和價(jià)格都比較接近的展臺(tái)圖
參展商手冊(cè)和客戶要求關(guān)系到設(shè)計(jì)師的方案是否能夠達(dá)到入圍中標(biāo)，應(yīng)該盡可能齊全地從客戶那邊獲得。展商手冊(cè)涉及到了展館的技術(shù)參數(shù)和規(guī)則要求等�？蛻粢罂蓮囊韵聨讉�(gè)方面明確：展位結(jié)構(gòu)、展位材質(zhì)要求、色彩要求、設(shè)計(jì)重點(diǎn)、照明要求、展板數(shù)量、展位高度等。
4． 明確設(shè)計(jì)圖交付日期，制定工作計(jì)劃：同客戶明確首稿的交付時(shí)間和要求，會(huì)同設(shè)計(jì)師進(jìn)行安排。對(duì)于大的項(xiàng)目，應(yīng)該制定一份工作時(shí)間明細(xì)表，有需要可以提交給客戶.
二．設(shè)計(jì)階段
1． 向設(shè)計(jì)師轉(zhuǎn)交客戶設(shè)計(jì)要求并隨時(shí)與客戶進(jìn)行展位設(shè)計(jì)的相關(guān)溝通交流
為形成設(shè)計(jì)部的統(tǒng)一安排，業(yè)務(wù)人員應(yīng)該把與客戶在項(xiàng)目接洽中獲得的客戶設(shè)計(jì)要求和可能的需求風(fēng)格，填寫設(shè)計(jì)明細(xì)表，轉(zhuǎn)交給設(shè)計(jì)部的負(fù)責(zé)人
在設(shè)計(jì)師出圖中，業(yè)務(wù)人員應(yīng)該保持同客戶的隨時(shí)聯(lián)系，把握其可能的變化。如果有必要，應(yīng)該把設(shè)計(jì)師介紹給客戶，讓雙方可以有直接的聯(lián)系。對(duì)于需要親自去考察測量的場地，可以由業(yè)務(wù)人員或者設(shè)計(jì)師安排去現(xiàn)場。設(shè)計(jì)師應(yīng)注意同工程施工人員保持聯(lián)系，了解最新的展示材料，避免設(shè)計(jì)采用的材料陳舊或者有些設(shè)計(jì)無法實(shí)地施工.
2． 向客戶交付設(shè)計(jì)初稿、設(shè)計(jì)說明、工程報(bào)價(jià)
展臺(tái)初稿定下以后，會(huì)同供應(yīng)商得到成本價(jià)，制作明晰的報(bào)價(jià)單。一般展臺(tái)設(shè)計(jì)的報(bào)價(jià)有一個(gè)比較細(xì)分的順序，既是為了方便具體列項(xiàng)也有助與讓客戶明了并樂于接受，往往按照設(shè)計(jì)圖從天到地或者從外到里按順序羅列，防止漏掉項(xiàng)目。在報(bào)價(jià)中要對(duì)材料、顏色、形狀及尺寸進(jìn)行盡可能完整的描述。一份完整的報(bào)價(jià)就是一份詳細(xì)的工單，便于把握施工成本核算及施工的準(zhǔn)確性。
展覽設(shè)計(jì)承建中，有一部分費(fèi)用是可以由客戶自己向展館支付的，但往往實(shí)踐中都是展覽公司代交的，應(yīng)在報(bào)價(jià)中凡代場館收費(fèi)的項(xiàng)目一定要注明，比如電箱申請(qǐng)、場地管理費(fèi)等。
有些客戶要求在提交設(shè)計(jì)圖時(shí)同時(shí)附上設(shè)計(jì)說明，但有些要求比較簡單，只要看到實(shí)際的效果圖就可以；一些形成規(guī)模的企業(yè)比較注重形象宣傳，盡管沒有明確要求設(shè)計(jì)圖附有說明，但從今后正規(guī)化考慮，應(yīng)該提倡設(shè)計(jì)師寫設(shè)計(jì)說明。一般可以就展位風(fēng)格、材質(zhì)說明、展位功能、色彩說明、照明說明、設(shè)計(jì)重點(diǎn)等幾個(gè)方面進(jìn)行闡述。交圖時(shí)，如果能夠安排設(shè)計(jì)師一起同客戶見面的就好，可由設(shè)計(jì)師向客戶說圖，解釋該方案的賣點(diǎn)和最大的與眾不同。
3． 研究客戶反饋意見并進(jìn)行再次修改
客戶如果是多家比稿的話，就會(huì)有一番篩選。如果要求我們繼續(xù)修改，那么應(yīng)仔細(xì)了解其真實(shí)意圖。有些客戶經(jīng)過第一次接觸后，即便是原來對(duì)展覽陌生的要說出個(gè)一二來。應(yīng)仔細(xì)同其溝通。如果客戶要求重新以不同風(fēng)格再次出圖，應(yīng)該綜合具體情況。
4． 交付最后定稿之設(shè)計(jì)圖及工程報(bào)價(jià)
三．簽約階段
1． 同客戶確定工程價(jià)格
在報(bào)價(jià)確定價(jià)格時(shí)，一定要保證所有的材料和特別要求公司是能夠做到的。否則一旦客戶確認(rèn)而現(xiàn)場無法達(dá)到要求的話，將造成不好影響
2． 明確同客戶的相互配合要求
展館現(xiàn)場搭建的時(shí)間一般都比較緊張，只有2-3天的安排，這其中還有客戶的展覽產(chǎn)品需要布置，有時(shí)涉及到需要提前申報(bào)的事宜，應(yīng)同客戶協(xié)調(diào)好雙方負(fù)責(zé)的范圍。
3． 簽定合同
四．制作階段
1． 根據(jù)部門工作單完成制作及準(zhǔn)備工作
根據(jù)具體項(xiàng)目的需要，安排AV設(shè)備、木工結(jié)構(gòu)制作、地毯供應(yīng)商、美工制作等部分按照設(shè)計(jì)圖的要求和客戶的制定進(jìn)行制作。注意在制作過程中如果有變動(dòng)，應(yīng)及時(shí)同設(shè)計(jì)師聯(lián)系，有需要業(yè)務(wù)人員應(yīng)照會(huì)客戶。
2． 安排客戶到工廠實(shí)地察看制作及準(zhǔn)備情況
一般客戶確認(rèn)最后的效果圖后就只是等待到時(shí)進(jìn)場，有些項(xiàng)目較大或者是客戶特別注重的項(xiàng)目會(huì)在制作中進(jìn)行監(jiān)督，我們應(yīng)做好安排其到公司或工廠間參觀的準(zhǔn)備。
3． 完成主辦、主場、展館等各項(xiàng)手續(xù)
有些項(xiàng)目應(yīng)該是要于開展前向展館或者主辦方進(jìn)行申報(bào)的，如果該部分工作是由我們來完成就要就定水、電、氣與客戶確認(rèn)，并向主辦方提供必要的材料，如電圖等進(jìn)行審批。對(duì)于某些特殊用材如霓虹燈、高空氣球等等還要進(jìn)行特別的審批。
五．現(xiàn)場施工階段
1． 現(xiàn)場展位搭建
現(xiàn)場施工的好壞決定了項(xiàng)目設(shè)計(jì)是否得到了實(shí)現(xiàn)。現(xiàn)在有很多的展覽公司只注重設(shè)計(jì)不注重搭建，造成了客戶的不滿，這也是展覽服務(wù)中經(jīng)常有客戶更換供應(yīng)商的原因。一般在搭建中客戶也會(huì)在現(xiàn)場布置展品，此時(shí)最好具體負(fù)責(zé)該項(xiàng)目的業(yè)務(wù)服務(wù)人員能到現(xiàn)場陪同，有必要，設(shè)計(jì)師也可以到現(xiàn)場監(jiān)督施工，并同客戶即時(shí)交流。盡管實(shí)際的效果不能馬上體現(xiàn)，但是很多客戶希望能得到這樣的服務(wù)。如果業(yè)務(wù)人員確實(shí)有原因不能在現(xiàn)場，應(yīng)該把負(fù)責(zé)搭建布置的聯(lián)系人介紹給客戶。
2． 處理現(xiàn)場追加、變更項(xiàng)目
現(xiàn)場中經(jīng)常會(huì)有一些設(shè)計(jì)中本身沒有預(yù)料到的情況出現(xiàn)，而且客戶也會(huì)臨時(shí)提出一些要求。如果是由于公司本身的原因造成的，應(yīng)即時(shí)進(jìn)行更改，如果是客戶額外提出的，應(yīng)保證首先滿足其合理的要求，同時(shí)對(duì)追加的部分要求客戶簽收補(bǔ)充到總項(xiàng)目款項(xiàng)中。
3． 配合客戶展品進(jìn)場
實(shí)踐中往往是先把展臺(tái)結(jié)構(gòu)布置好以后再安排展品入場的，現(xiàn)場的工作人員一定要注意為客戶服務(wù)，配合其展品進(jìn)場。
4． 客戶驗(yàn)收
所有的搭建工作完成后，要進(jìn)行展位的衛(wèi)生清潔，該項(xiàng)工作主要能安排我們的工作完成好，直到客戶驗(yàn)收完，確保次日的開幕。（應(yīng)注意有些時(shí)候自己展臺(tái)搭建完成的較早，所有工作都結(jié)束后，大家都以為沒事了，但隔壁展位的施工會(huì)造成展臺(tái)衛(wèi)生和展品擺放等受到影響）
六．展會(huì)期間及撤場階段
1． 安排展會(huì)期間現(xiàn)場應(yīng)急服務(wù)和增值服務(wù)
在開展期間，主要是客戶的接待工作，但很多時(shí)候會(huì)需要對(duì)展臺(tái)進(jìn)行維護(hù)和臨時(shí)配置東西。業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人員和一二個(gè)工人應(yīng)在現(xiàn)場進(jìn)行應(yīng)急服務(wù)。從客戶方來講，他很是希望能夠在展覽期間有展覽公司的人在場，并且最好是他熟悉的，能夠有需要的時(shí)候隨時(shí)可以得到解決�？蛻粼诂F(xiàn)場的工作人員應(yīng)該有我們的現(xiàn)場服務(wù)人員的最直接的聯(lián)系方法。
增值服務(wù)方面可以很廣泛，有些業(yè)務(wù)人員在現(xiàn)場幫助客戶做接待工作，外語水平好的可以充當(dāng)翻譯服務(wù)，甚至可以幫助客戶發(fā)送資料、安排客戶間見面等。
2． 配合客戶展品離場和現(xiàn)場拆除
展覽結(jié)束后，應(yīng)首先配合客戶把展品撤離現(xiàn)場，再進(jìn)行展位的拆除，如果客戶對(duì)有些材料需要再次使用的，應(yīng)幫助其大包運(yùn)輸；如果是需要我們保存的，應(yīng)主要拆裝。
3.退回前期預(yù)付的相關(guān)費(fèi)用
完成工程后，應(yīng)即時(shí)進(jìn)行成本總結(jié)，向展館或主辦方退回事先預(yù)付的電箱申請(qǐng)、通訊押金等費(fèi)用。
七.后續(xù)跟蹤服務(wù)
作好后續(xù)服務(wù)是贏得回頭客的重要原因。許多公司認(rèn)為展會(huì)有些要間隔半年一年的才舉辦一次，展會(huì)結(jié)束了也就中頓了與客戶的聯(lián)系，從而忽略了對(duì)客戶的關(guān)懷。但其實(shí)客戶是很脆弱的，也是很容易被他人挖走的。
所謂的展覽后續(xù)服務(wù)其實(shí)很廣泛，比如公司可以把在展覽現(xiàn)場的照片打印或沖洗一份給客戶（包括客戶本身的和其他公司的）、為客戶整理展會(huì)的會(huì)后總結(jié)、收集該行業(yè)的今后會(huì)展信息，提供客戶選擇下次參展、如果方便，可以邀請(qǐng)客戶參觀公司為其他行業(yè)客戶設(shè)計(jì)的優(yōu)秀展出等。只要我們能夠在合同項(xiàng)目列表上為客戶多付出一份努力，都將為公司在下次服務(wù)中贏得優(yōu)勢。
QQ:15912593